Hoe word je een lerende organisatie?

Hoe beïnvloed je de leercultuur in je organisatie en welke rol kan continu leren hierin spelen?

Eva de Cocq

De hedendaagse samenleving ontwikkelt zich snel op maatschappelijk en technologisch gebied. Dit vraagt van organisaties dat zij continu mee ontwikkelen en veranderen. Het aanpassingsvermogen van organisaties is belangrijker dan ooit tevoren. Kennis binnen organisaties moet daarom continu worden aangevuld en geüpdate. Hier moet je als organisatie toe in staat zijn. Daarom is een goede leercultuur van essentieel belang. 

Leercultuur

In het grensverleggende boek van Peter Senge The Fifth Discipline werd de ‘lerende organisatie’ voor het eerst als begrip genoemd. Organisaties moeten snel op de dynamische omgeving om zich heen reageren. Hiervoor is een cultuurverschuiving die leren stimuleert noodzakelijk. Deze leercultuur moet onderdeel worden van de organisatiecultuur. Maar het kost tijd om leren een volwaardig en routinematig onderdeel uit te laten maken van de organisatiecultuur. Dit vraagt vooral om goed leiderschap en een aantal aanpassingen van veelvoorkomende denkwijzen.

Moedig medewerkers aan om hun mening te geven. Afwijkende meningen kunnen zorgen voor doorbraken in complexe organisatie- en leerprocessen. Nieuwsgierigheid naar elkaars perspectieven en een open houding zijn dus belangrijk.

Accepteer verandering als constante factor. Organisaties moeten constant veranderen om te blijven innoveren. Als leider moet je zorgen voor stabiliteit in de dynamiek. Daag je medewerkers uit, maar zorg ook voor ondersteuning waar dat nodig is.

Prik vaste momenten voor reflectie en feedback. Bespreek met medewerkers wat ze hebben geleerd, wat ze goed doen en waarin ze zichzelf nog kunnen verbeteren. Reflectie en feedback zijn onmisbare onderdelen van leren.

Stimuleer een groei-mindset bij medewerkers. Ga niet afwijzend om met fouten. Formuleer juist leerdoelen met medewerkers en geef complimenten over de leerprocessen die medewerkers doormaken.

Zeven leerbeperkingen die continu leren belemmeren

Als verandering een constante factor is, moet een organisatie dus continu door blijven leren. Leren moet routinematig worden en een prominente bezigheid zijn van alle leden van de organisatie. Senge geeft aan dat continu leren vaak belemmerd wordt door één van de volgende leerbeperkingen:

  1. Als er iets misgaat, zoeken mensen de schuld bij anderen en niet bij zichzelf. Mensen ontkennen hiermee hun eigen invloed op het eindresultaat.
  2. Mensen identificeren zich met de taken die ze uitvoeren op hun werk in plaats van met de bijdrage die ze leveren aan de missie van de organisatie. Hiermee verminderen mensen hun (gevoel van) verantwoordelijkheid voor hun bijdrage aan de organisatie als geheel. 
  3. Mensen leren het beste van ervaring, maar doorzien vaak niet de lange termijn consequenties van beslissingen.
  4. Mensen zijn vaak reactief in plaats van proactief. Ze komen vaak pas in actie als er iets dreigt mis te gaan.
  5. Mensen zien veranderingen soms niet aankomen. Het meten van kleine veranderingen is wel belangrijk, om goed te kunnen anticiperen en ‘meebewegen’ in een groot veranderproces.
  6. Mensen geloven vaak dat het managementteam altijd de oplossing heeft. Maar leiders hebben vaak niet alle kennis en vaardigheden om alle problemen op te lossen. Om complexe problemen aan te kunnen, moet er synergie ontstaan tussen het management en medewerkers.
  7. Mensen denken vaak in kortetermijndoelen. Leren en verbeteren is juist een langetermijnproces en moet onderdeel zijn van het dagelijkse werk.

Het is dus belangrijk om te letten op deze valkuilen als je als organisatie streeft naar een leercultuur die continu leren stimuleert.

Vijf disciplines van een continu lerende organisatie

Om deze leerbeperkingen het hoofd te bieden, beschrijft Senge in zijn boek The Fifth Discipline (verrassend genoeg) vijf disciplines. 

  1. Gedeelde visie. Organisaties moeten volgens Senge op zoek naar intrinsiek gemotiveerde medewerkers met een groei-mindset, die willen bijdragen aan de missie en visie van de organisatie. 
  2. Systeemdenken. Managers moeten zich realiseren dat de organisatie een organisch geheel is en dat alles verband houdt met elkaar. Focussen op details en individuele acties neemt aandacht weg van het grotere plaatje. 
  3. Mentale modellen. Medewerkers moeten zich goed kunnen identificeren met de kernwaarden van de organisatie. Een eenduidig, gezamenlijk beeld van wie de organisatie is, maakt het voor de organisatie gemakkelijker om doelen te behalen en kan zelfs resulteren in concurrentievoordeel. 
  4. Leren in teamverband. Leren van elkaar als een team en de dialoog aangaan met elkaar is belangrijk. De werkvloer moet een veilige plek zijn om te leren.
  5. Persoonlijk meesterschap. Medewerkers moeten de motivatie hebben om zichzelf continu uit te dagen en te ontwikkelen, omwille van de verbetering van de organisatie. 

Kennisdeling & communicatie

In een lerende organisatie is dus niet alleen individuele groei belangrijk, maar juist groei van de organisatie als geheel. Daarom is kennisdeling tussen medewerkers onderling cruciaal. Om kennisdeling te faciliteren is een duidelijke doelstelling belangrijk. Alle medewerkers moeten een gemeenschappelijk doel nastreven. Dit doel moet eenduidig gecommuniceerd worden naar alle medewerkers om verwarring te voorkomen. 

Daarnaast is het van belang om draagkracht te creëren bij medewerkers voor kennisdeling. Het is belangrijk dat het management en bestuursleden hier ook aan meedoen (top-down). Zij laten op deze manier het goede voorbeeld zien. Ook is het belangrijk dat het management en bestuur hun medewerkers de tijd en ruimte gunnen om zich aan te passen en te werken aan het gestelde doel. Daarnaast kan het inschakelen van early adaptors (medewerkers die van het begin af aan openstaan voor een organisatieverandering) handig zijn om kennisdeling te promoten binnen de organisatie. Identificeer deze  sleutelpersonen, zodat zij kunnen fungeren als ambassadeur van de nieuwe leercultuur binnen de organisatie. 

Een open cultuur, gebaseerd op onderling vertrouwen is een vereiste voor organisatiebrede kennisdeling. Voor managers is het raadzaam transparant te zijn, gewenst gedrag te belonen en mensen uit verschillende lagen van de organisatie bij elkaar te brengen. Hiërarchie moet op de achtergrond komen te staan. Medewerkers moeten zich gewaardeerd voelen en niet bang hoeven zijn voor negatieve feedback of verandering. 

Een gebruiksvriendelijk online kennisplatform kan ook uitkomst bieden voor kennisdeling. Het succesvol implementeren van een kennisplatform kost tijd, dus wees geduldig. Demonstreer eventueel praktische voordelen van een online kennisplatform en nodig een aantal early adaptors uit om met het platform ‘te spelen’. Zorg dan ook dat het gebruiken van het platform een leuke activiteit wordt, om sceptische medewerkers te overtuigen. Platformen met vormen van gamification (op een speelse manier leren) kunnen hier bijvoorbeeld bij helpen.