5 dingen om op te letten bij het kiezen van een LMS

Nick van Oostrum

In een eerdere blog legden we uit wat een LMS precies is. Volgens een Amerikaans onderzoek van Brandon Hall Group’s is 38% van de bedrijven die een LMS gebruiken ontevreden met het gekozen systeem. En dat is best een hoog percentage vinden wij. Het verkeerde leerplatform kiezen kost je uiteindelijk veel tijd en geld. Een goed LMS vinden is dus erg belangrijk. We leggen uit hoe je dat het beste aanpakt.

Het kiezen van een LMS is niet een one person job. Het is verstandig om een team te maken dat meerdere afdelingen van het bedrijf vertegenwoordigt. Iedere afdeling gebruikt een LMS namelijk op een andere manier.

Doelen

Als je een LMS gaat kiezen, is het belangrijk om de behoeftes van je organisatie te achterhalen. Welke doelen wil je behalen met behulp van een LMS? Stel jezelf de volgende vragen:

  1. Wil je het personeel voortdurend opleiden of alleen tijdens bepaalde momenten in het jaar?
  2. Wil je iedereen in gelijke mate trainen, of alleen de medewerkers van specifieke afdelingen?
  3. Hoe complex is de content die je wil presenteren in het LMS?
  4. Zijn er medewerkers die over de nodige kwalificaties en expertise beschikken om nieuwe cursussen te maken? Zo nee, ben je van plan professionals in te huren of zoek je een LMS dat al standaard content aanbiedt?

Het is belangrijk dat je de antwoorden op deze vragen en de doelen die je wilt bereiken als uitgangspunt neemt bij het kiezen van een LMS. Hierna kun je door naar de volgende fase: de belangrijkste functies selecteren die passen bij jouw vereisten.

Functionaliteiten en features

Welke functionaliteiten en features er nodig zijn om e-learning tot een succes te maken hangt af van de wensen en behoeften binnen jouw organisatie. De content verschilt, maar ook de methodes van leren en de manier van nieuw materiaal introduceren verschillen per bedrijf.

1. Cloud gebaseerd of lokaal

Welke veiligheidsvoorschriften hanteert de organisatie? Dit kan sterk variëren, afhankelijk van de sector van de organisatie en de interne procedures en regels. Draaien systemen vanuit eigen servers of werk je ook vanuit de cloud? Het systeem vanuit je eigen server laten draaien is wellicht geruststellend, maar de inrichting zal langer duren. Een LMS gekoppeld aan de cloud zet je daarentegen in een met een paar klikken op. Het heeft daarnaast geen onderhoud nodig en je zadelt het IT-team niet op met meer taken.

2. User Interfase

Je kunt kiezen voor het meest geavanceerde LMS op de markt, maar al de bijbehorende features maken niet veel uit als de interface onhandig in gebruik is. Vergis je niet in hoe belangrijk gebruikersgemak is. In een gebruiksonvriendelijk systeem kost het immers meer tijd om content te maken en om bijvoorbeeld de administratie te ordenen. Een goede user interface en een goede navigatie motiveert de cursist ook om de training te volgen. Dit leidt weer tot betere persoonlijke prestaties met betere bedrijfsprestaties als gevolg. Vraag daarom altijd een demo of proefaccount aan bij meerdere LMS’en, zodat je de verschillen in gebruiksgemak kunt ontdekken.

3. Het gebruik van mobiele apparaten

Je kunt ervan uitgaan dat een groot deel van het personeel via een mobiel apparaat, vaak een smartphone, wil leren. Op een desktop zie je vaak alles wat een LMS te bieden heeft. Een mobiel biedt helaas vaak alleen een deel hiervan. Over het algemeen zijn er drie niveaus waarin je LMS’en op mobiele apparaten kunt verdelen.

  1. Een LMS op mobiel waarmee je alleen de basisfuncties kunt inzien, zoals je resultaten en persoonlijke berichten.
  2. Een LMS op mobiel waarmee je ook online cursussen kunt volgen en instructies bekijkt.
  3. Een LMS op mobiel waarmee je naast bovenstaande punten ook content maakt en beheert.

Bedenk dus wat voor de beheerders en gebruikers het meest wenselijk is en neem dit mee in je keuze.

4. Statistieken

L&D specialisten en HR-managers zijn gek op statistieken. Cijfers geven inzicht en maken het makkelijk om een vinger aan de pols te houden voor de resultaten en progressie van de werknemers. Bijna alle LMS’en hebben tegenwoordig deze functionaliteit, maar de kwaliteit ervan verschilt. Het is bijvoorbeeld erg handig om naast de algemene data over de prestaties van de werknemers ook individuele prestaties in te zien per specifiek onderdeel. Niet alle LMS’en bieden deze toepassing.

Voor een HR-manager is het belangrijk om de sterke en zwakke punten van het personeel te weten. Ook statistieken over de voortgang van ieder individu zijn erg nuttig. Hiernaast zijn statistieken over algemene trends binnen de organisatie van grote waarde. Hoe vaak een antwoord op een specifieke vraag gegeven wordt, kan zeer nuttige info voor de organisatie zijn. Hoe gedetailleerder het systeem deze data weergeeft, hoe beter je in staat bent om te signaleren op welke gebieden er nog kennis ontbreekt. Welke topics begrijpen medewerkers vaak verkeerd en moeten we opnieuw formuleren? Welke modules en toetsen zijn dermate makkelijk voor de gebruikers dat het geen waarde meer toevoegt? En welke vragen brengen cursisten vaak in verwarring? Het kunnen inzien van relevante data maakt het leven van HR-managers makkelijker. Ze zijn hierdoor beter in staat het leerproces te overzien en de concrete bevindingen om te zetten naar actie binnen de organisatie.

5. Het in- en exporteren van cursussen en content

Er is altijd een kans dat je een keer moet overstappen naar een ander LMS. Het LMS dat vandaag de beste keuze is, voldoet over twee jaar misschien niet meer aan je behoefte. In dat geval is het handig als er een optie is om de gemaakte cursussen en content te exporteren en te importeren in een nieuw systeem, zodat je werk van de afgelopen jaren niet voor niks is geweest.

Conclusie

Het kiezen van een LMS doe je niet zomaar, er zijn een hoop factoren om rekening mee te houden. Laat je hier niet door afschrikken. Een weloverwogen keuze is het geld en de moeite meer dan waard en zorgt ervoor dat je op de lange termijn sneller je doelen behaalt.